Privacyverklaring

PRIVACY- en COOKIEVERKLARING

Als commerciële onderneming verwerkt VONWOOD B.V. (hierna: 'VonWood' of 'wij') persoonsgegevens, altijd met het oog op uw privacy. Het begrip 'persoonsgegevens' omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

In dit Privacy- en Cookiebeleid wordt uitgelegd hoe VonWood omgaat met uw persoonsgegevens, wat uw rechten zijn met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verzamelen, hoe u die rechten kunt uitoefenen en waar u met uw vragen terecht kunt. Dit Privacy- en Cookiebeleid is van toepassing op alle vormen van gegevensverwerking door of namens VonWood.

EU-Verordening 2016/679(Algemene Verordening Gegevensbescherming) kwalificeert ons als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Hieronder vindt u onze contactgegevens, inclusief het e-mailadres waarnaar u uw privacy-gerelateerde vragen kunt sturen:

VonWood B.V.
IJsbaanpad 2
1076 CV Amsterdam
privacy@vonwood.com

‍

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van gebruikers van ons platform en hun contactpersonen verwerken: 
• naam- en adresgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals verstrekt door de gebruiker;
• andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en interessegebieden zoals door de gebruiker verstrekt, alsmede informatie over contactmomenten zoals door VonWood geregistreerd;
• gegevens uit een openbare bron (zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel);
• gegevens voor het berekenen en registreren van vergoedingen en kosten, het doen van betalingen en het innen van schuldvorderingen, met inbegrip van het door de gebruiker verstrekte bankrekeningnummer;
• andere gegevens van gebruikers waarvan de verwerking wordt vereist door of noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

‍

VonWood kan de volgende (categorieën) persoonsgegevens verwerken van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die voor deze leveranciers werken :

• contactgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals verstrekt door de leverancier;
• andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals verstrekt door de leverancier;
• gegevens voor het plaatsen van bestellingen of het afnemen van diensten; het berekenen en registreren van vergoedingen en kosten en het verrichten van betalingen, met inbegrip van het door de leverancier verstrekte bankrekeningnummer;
• andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking wordt vereist door of noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

‍

Wij kunnen de volgende (categorieën) persoonsgegevens van sollicitanten en werknemers verwerken:

• contactgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals verstrekt door de sollicitant of werknemer;
• andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) die door de sollicitant of werknemer zijn verstrekt;
• bankrekeningnummers en reiskosten (afstand woon-werkverkeer), zoals verstrekt door de sollicitant of werknemer;
• nationaliteit en geboortedatum, zoals verstrekt door de sollicitant of de werknemer;
• beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden (kopieën van diploma's, certificaten, referentiebrieven), motivatiebrief;
• referenties zoals verstrekt door de sollicitant of de referent, gegevens over de functie waarnaar de kandidaat heeft gesolliciteerd, aantekeningen over sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met de sollicitant of de werknemer;
• andere gegevens van een sollicitant of werknemer waarvan de verwerking wordt vereist door of noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

‍

VonWood, kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden verwerken ( zoals bezoekers van de website, niet-gebruikers van wie persoonsgegevens in onze bestanden voorkomen, zakelijke relaties met wie wij contact hebben);

• contactgegevens (naam, voornamen, initialen, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), indien verstrekt;
• andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), indien verstrekt;
• informatie verzameld bij bezoeken aan onze websites www.vonwood.com, inclusief IP-adres, zoals hieronder gespecificeerd onder 'Cookies';
• gegevens betreffende elektronische berichten van of bestemd voor derden en gegevens die nodig zijn om in contact te blijven met die derden;
• andere gegevens uit openbare bronnen of verstrekt door gebruikers, leveranciers of (andere) derden;
• andere gegevens van derden waarvan de verwerking wordt vereist door of noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

‍

Wettelijke verwerkingsgronden 

VonWood verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke verwerkingsgronden:

1. indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek precontractuele handelingen te verrichten;
2. indien dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen; 
3. indien dit noodzakelijk is om onze legitieme belangen of de belangen van een derde te rechtvaardigen; 
4. uw toestemming. 

‍

Als VonWood uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal VonWood u daar apart om vragen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming. 

‍

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen bovenstaande persoonsgegevens verwerken voor de hieronder genoemde doeleinden, waarbij wij voor elk doel hebben aangegeven op basis van welke van de bovengenoemde wettelijke verwerkingsgronden (a t/m d) VonWood dit doet. Indien de verwerking is gebaseerd op het beginsel van 'gerechtvaardigd belang', lichten wij dit belang kort toe. Mocht u hierover specifieke vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Doeleinden met overeenkomstige verwerkingsgronden:

• om de gevraagde diensten te leveren, waaronder het verlenen van toegang tot het platform, het identificeren van de gebruiker of de derde(a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze diensten, naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving);
• om milieu- en CO2-emissie-/reductieberekeningen te maken; 
• om de vervoerder opdracht te geven de zendingen op te halen en af te leveren(a, b en c: onze diensten kunnen aanbieden en verbeteren, naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving);
• voor onze administratie, met inbegrip van de berekening of registratie van honoraria of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, de betaling en inning van vorderingen(a, b en c: het belang van het voeren van een deugdelijke administratie);
• om eventuele klachten en geschillen over de dienst te kunnen behandelen(a, b en c: om onze rechten te verdedigen, om bestaande relaties te onderhouden en te verbeteren door middel van een correcte behandeling van klachten, om de kwaliteit van de diensten te verbeteren en om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving);
• om contact te onderhouden en met u te communiceren; ook voor marketing- en aanverwante activiteiten zoals het versturen van nieuwsbrieven(a, b, c: het belang om de diensten van VonWood onder de aandacht van bestaande gebruikers te brengen, d);
• om uw sollicitatie te behandelen(a, b, c: ons gerechtvaardigd belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de vacature en d: toestemming als u in onze portefeuille wilt blijven, zie het kopje: "Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?");
• voor het plaatsen van bestellingen of het afnemen van diensten (a, b en c: ons belang om een goede administratie te kunnen voeren);
• voor het uitvoeren van audits en andere interne controles(a, b en c: ons belang om een goede administratie te kunnen voeren);
• om u toegang te verlenen tot onze websites, voor de beveiliging van onze websites en om statistieken over het gebruik van onze website te genereren;(a, b en c: ons belang om een goed functionerende website aan te bieden);
• om te voldoen aan onze wettelijke en statutaire verplichtingen, met inbegrip van toepasselijke wet- en regelgeving(b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

‍

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Wij bewaren uw persoonsgegevens in identificeerbare vorm niet langer dan nodig is om de in dit Privacy- en Cookiebeleid opgenomen doeleinden te verwezenlijken. Meer specifiek worden de volgende bewaartermijnen gehanteerd: 

• De in het kader van uw sollicitatie aan ons verstrekte persoonsgegevens worden tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard. Wij kunnen uw persoonsgegevens tot een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure in ons bestand bewaren als u daarvoor toestemming geeft. Dit geeft ons de mogelijkheid u te benaderen voor eventuele toekomstige vacatures bij VonWood. Wanneer u bij VonWood in dienst treedt, worden de persoonsgegevens die u bij uw sollicitatie heeft verstrekt onderdeel van uw personeelsdossier. Uw personeelsdossier wordt tot twee jaar na beëindiging van uw dienstverband bij ons bewaard.
• Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Wet op de Rijksbelastingen moeten worden bewaard, worden zeven jaar bewaard (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele waarde voor de (fiscaal-)gerelateerde bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de fiscale bewaarplicht die op ons rust op grond van artikel 52, lid 4, van de Wet op de Rijksbelastingen.

‍

Bovengenoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn of worden. VonWood kan de persoonsgegevens ook langer bewaren indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van incidenten en/of juridische geschillen. Voor meer informatie over de bewaartermijnen in verband met het gebruik van cookies verwijzen wij u graag naar het onderdeel "Cookies'' in deze Privacy- en Cookieverklaring.

‍

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

VonWood verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden ('ontvangers' in de zin van de toepasselijke privacywetgeving),] tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in deze Privacy- en Cookieverklaring genoemde doeleinden, indien de wet ons daartoe verplicht of indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Ten slotte kan VonWood ook wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan een toezichthoudende autoriteit of andere overheidsinstantie.

De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zijn verplicht vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen kwalificeren als 'gegevensverwerker' in de zin van de toepasselijke privacywetgeving, draagt VonWood er zorg voor dat met deze partijen een gegevensverwerkingsovereenkomst wordt gesloten, die voldoet aan de in de GDPR opgenomen vereisten. Derden die als onafhankelijk verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden aan VonWood, zoals accountants, zijn zelf verantwoordelijk voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

VonWood kan persoonlijke gegevens delen met: 

• medewerkers van VonWood;
• leveranciers (bijvoorbeeld softwareleveranciers zoals Google LLC voor de gebruikersstatistieken van onze website, zie hieronder bij "Cookies"), accountants, hostingproviders en anderen);
• adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
• met al onze rechtsopvolgers als VonWood wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf, en ook met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
• rechtbanken en overheidsinstellingen;
• andere partijen, zoals toezichthouders en andere autoriteiten, indien wettelijk vereist of met uw toestemming.
• Om te bepalen of u in aanmerking komt voor en om de betaaloptie Pay by Invoice mogelijk te maken, deelt VonWood uw bedrijfsgegevens en Persoonsgegevens met Sprinque. Op de levering van deze diensten is de privacyverklaring van Sprinque van toepassing, die u hier kunt vinden: https://www.sprinque.com/.

‍

Voor het verlenen van onze diensten kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte met een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal VonWood ervoor zorgen dat een dergelijke overdracht van persoonsgegevens in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het afsluiten van een modelcontract dat voor dat doel is opgesteld en goedgekeurd door de Europese Commissie en zal zij beoordelen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact op te nemen indien u meer informatie wenst over de passende of geschikte waarborgen voor gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte of indien u een kopie ervan wenst te ontvangen. 

‍

Veiligheidsmaatregelen 

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens veilig zijn. Daarom zorgen wij ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens zoveel als redelijkerwijs mogelijk is te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en zijn gehouden aan specifieke instructies om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen. 

Helaas is het verzenden van informatie via internet nooit helemaal veilig. Wij doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen en te beveiligen, maar aangezien wij niet kunnen garanderen dat de verzending van uw gegevens naar ons volledig veilig is, doet u dat altijd op eigen risico.

Bij het verzenden van gegevens naar u en anderen maken wij gebruik van beveiligde verbindingen. Heeft u meer vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens of vermoedt u misbruik, stuur dan een e-mail naar privacy@vonwood.com. 

Wij zullen uw bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden en indien nodig passende maatregelen nemen.

‍

Cookies

Op onze website(www.vonwood.com) maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die door uw browser worden opgeslagen op uw computer, tablet of mobiele telefoon en worden uitgelezen wanneer u onze websites gebruikt. Hieronder lichten we de verschillende soorten cookies toe die onze websites gebruiken.

‍

Functionele cookies

VonWood gebruikt verschillende functionele cookies die ervoor zorgen dat onze website goed werkt. 

Wij gebruiken de volgende functionele cookies op www.vonwood.com:

‍

Naam Doel Duur

_dd_s - Cookie gebruikt om alle gebeurtenissen van een unieke gebruikerssessie over meerdere pagina's te groeperen. Het bevat de huidige sessie-ID, of de sessie is uitgesloten vanwege sampling, en de vervaldatum van de sessie. De cookie wordt bij elke interactie van de gebruiker met de website met 15 minuten verlengd, tot de maximale duur van de gebruikerssessie (4 uur). - 15 minuten

‍

Analytisch

Wij gebruiken analytische cookies om onze website goed af te stemmen op de voorkeuren en interesses van onze websitebezoekers en om u een wenselijke website-ervaring te bieden.

Deze cookies sturen informatie terug naar onze tool voor gegevensanalyse, Google Analytics van Google LLC ('Google'). Via Google Analytics krijgen wij inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat hierbij om gebruikersstatistieken, zoals het aantal individuele bezoekers, de veelgebruikte pagina's en de gemiddelde duur van een bezoek. Hiervoor worden persoonsgegevens verwerkt zoals uw IP-adres, informatie over het door u gebruikte apparaat (device identifiers), cookie identifiers en user identifiers. Wij gebruiken Google Tag Manager voor het plaatsen en beheren van cookies en scripts.

Wij hebben voor het gebruik van Google Analytics de Handleiding Privacyvriendelijke Google Analytics-instellingen van het College Bescherming Persoonsgegevens gevolgd. Dit betekent onder meer dat wij Google hebben opgedragen de laatste drie cijfers van uw IP-adres te verwijderen (waardoor het IP-adres moeilijk te herleiden is tot een specifieke bezoeker) en dat wij de standaardinstellingen voor het delen van gegevens met Google hebben uitgeschakeld.

Daarnaast hebben wij een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten met Google. Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. De beperkte informatie die door het gebruik van Google Analytics met Google wordt gedeeld, kan worden overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

‍

Wij gebruiken de volgende analytische cookies op onze website www.vonwood.com. 

‍

Naam Doel Duur

_ga_PWK85177D5 - Deze cookie wordt gebruikt door Google Analytics om de sessiestatus te behouden. - 2 jaar

_ga - Deze cookienaam is gekoppeld aan Google Universal Analytics - een belangrijke update van de meer algemeen gebruikte analyticsdienst van Google. Deze cookie wordt gebruikt om unieke gebruikers te onderscheiden door een willekeurig gegenereerd nummer toe te wijzen als klantidentificatie. Het wordt opgenomen in elk paginaverzoek op een site en gebruikt om bezoekers-, sessie- en campagnegegevens te berekenen voor de analyserapporten van de site. - 2 jaar

‍

Verwijdering van cookies

U kunt cookies verwijderen en/of het plaatsen van nieuwe cookies weigeren via de instellingen van uw browser. De stappen om dit te doen verschillen per browser. Zie de cookie-instellingen in uw webbrowser(s) voor meer informatie.Hieronder vindt u de instructies voor verschillende veelgebruikte browsers:

Google Chrome
Firefox
Internet Explorer
Edge
Safari en meer specifieke informatie voor Apple-apparaten vindt u hier.

Opera

‍

Als u niet wilt dat Google Google Analytics-gegevens verzamelt en gebruikt, kunt u de browser plug-in downloaden en installeren die beschikbaar is onder: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Meer informatie over cookies en het verwijderen van cookies is te vinden bij de Consumentenbond, via Consuwijzer en via http://www.youronlinechoices.eu/.

‍

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door VonWood:

• het recht om te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en zo ja, het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen ("recht om te worden vergeten");
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming;
• het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen of af te staan aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ("recht op gegevensoverdraagbaarheid").
• het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat deAutoriteit Persoonsgegevens. Woont of werkt u in een ander land van de Europese Economische Ruimte, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit van dat land.

VonWood maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 GDPR. 

U kunt verzoeken om uw rechten uit te oefenen per post of e-mail indienen via de hierboven vermelde contactgegevens. Om te voorkomen dat VonWood informatie aan de verkeerde persoon verstrekt, kan VonWood u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

VonWood laat u in beginsel binnen één maand na ontvangst weten of VonWood aan uw verzoek kan voldoen. In specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer het een complex verzoek betreft, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. VonWood zal u binnen één maand na ontvangst van uw verzoek over een dergelijke verlenging informeren. Op basis van de geldende privacywetgeving kan VonWood uw verzoek onder bepaalde omstandigheden weigeren. Als dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van het College Bescherming Persoonsgegevens.

‍

Amendementen

Deze Privacy- en Cookieverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 juli 2022. Wij behouden ons het recht voor deze Privacy- en Cookieverklaring te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie op onze website publiceren met vermelding van de ingangsdatum van de wijzigingen. Als er substantiële wijzigingen zijn die grote gevolgen kunnen hebben voor een of meer betrokkenen, streven wij ernaar de betrokken betrokkenen rechtstreeks te informeren. 

‍